Informatica per gli studi legali: 4 strumenti indispensabili

da | 23,Ott, 2015

L’informatica è un’opportunità incredibile per ogni attività professionale e, in base alla nostra esperienza nell’ambito della consulenza informatica per gli studi legali, possiamo dire che anche per avvocati e giuristi si tratta di uno strumento indispensabile.

Spesso gli studi legali non sono dotati di tecnologie informatiche di avanguardia nè di un solido know how in materia IT.
Se per quanto riguarda gli aspetti hardware, il problema è facilmente risolvibile con un semplice aggiornamento del parco macchine, occorre invece fare una riflessione più approfondita relativamente all’approccio quotidiano all’informatica.

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Avvalersi di corretti strumenti informatici può letteralmente rivoluzionare il lavoro quotidiano di un avvocato che, più di altri professionisti, ha la necessità di archiviare e gestire agilmente un grande numero di dati.

Mai più senza

In base alla nostra esperienza, possiamo dire che sono 4 i tool indispensabili che possono sostenere l’avvocato nelle attività quotidiane, riducendo al minimo i tempi e massimizzando la qualità del lavoro e i risultati.

Microsoft Word e Suite Office

Anche se in molti pensano di saper usare Word correttamente (o sufficientemente bene), la verità è che il 99% degli avvocati lo usano al minimo delle sue potenzialità, senza rendersi conto dell’incredibile quantità di tempo che potrebbero risparmiare usando alcuni degli strumenti offerti dal programma. Questo text-editor possiede infatti potenzialità e strumenti che possono davvero rivoluzionare la stesura dei testi e ridurre enormemente il lavoro. Lo stesso si dica per gli altri applicativi del pacchetto Office.

Backup

Come è noto, a partire dall’entrata in vigore del PCT, è necessario digitalizzare la documentazione e conservarla in un archivio digitale. Questo ha comportato un aumento della mole dei file da archiviare nel computer, e la necessità di salvarli correttamente.
I depositi telematici effettuati tramite la consolle spesso vengono salvati in locale su un PC: cosa fare se il PC non è più accessibile o se (peggio ancora) l’hard disk si rompe?
Per prevenire questo problema, il suggerimento dei nostri tecnici è dotarsi di un sistema di ripristino dati, o backup (meglio se su server o con tecnologie cloud).

NAS

L’acronimo NAS sta per Network Attached Storage: si tratta di un’unità di storage di rete, un piccolo server per il salvataggio di dati, perfetto per archiviare file e documenti dello Studio Legale.
Ecco qualche caratteristica:

  • Permette di creare un archivio di documenti organizzato coerentemente
  • Consuma meno di un server acceso
  • Presenta la possibilità di avere aree condivise di salvataggio e personali
  • Software incorporati per fare il backup
  • Possibilità di accedere ai dati anche da remoto
  • Richiede meno manutenzione

Informatica per gli studi legali: 4 strumenti che vi cambieranno il lavoro

Mail

Anche le mail fanno parte delle trattative e del rapporto con il cliente ed è fondamentale saper gestire account PEC (Posta Elettronica Certificata) e PEO (Posta Elettronica Ordinaria) correttamente per mantenere un archivio ben strutturato delle comunicazioni.
Ecco qualche esempio:

  • Gestione unica di tutti gli account di posta
  • Catalogazione coerente
  • Archiviazione ordinata dei documenti (ad esempio usando etichette o cartelle)

Nei prossimi articoli approfondiremo altri aspetti dell’informatica per studi legali, intanto per maggiori informazioni è possibile contattare subito i nostri esperti!